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外資系コンサルタント流の仕事術!10個のポイントでデキる社員へ

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第一線で活躍しているビジネスマンの皆様には、日々滝行なのかというような勢いでタスクが降り注いでいることでしょう。

 

多くのビジネスマンは、一つの仕事だけではなく、同時並行的に複数のタスクをこなしています

 

いくつものタスクを抱えていると、頭もこんがらがって来ます。

何から手をつけていいか、今何をすべきかだんだん分からなくなって来ます。

そうするとたくさん抱えている不安とプレッシャーから、次第にイライラしてしまい、ますます効率が下がってしまいますよね。

 

“仕事が出来る”ビジネスパーソンは、何が違うのか。

 

本記事では

お悩みビジネスマン
デキる人はどうやってタスク管理していますか?
デキる人が意識している仕事の進め方はありますか?
どうしたら仕事がデキる人になれますか?
 
という疑問にお答えしていきます。
 

できる人が違う点はタスクの整理と進め方です。本当に上手いです。

 

解説
外資コンサルなどで圧倒的に仕事をうまくこなし、出世している人たちを見ていて、その共通点を10個にまとめました

 

本記事でその10個の共通点を紹介していきます。

 

1.タスクを見える化している

 

 そもそもあまり仕事ができない人は「自分の手持ちのタスク」がどの程度あるかきちんと分かっていません

 

「やらなければならない仕事がたくさんある」というぼやっとした把握しかしていません。

ぼやっとしか全体を把握できていないと、常にたくさん抱えているような気持ちになってしまい、間に合うか不安で、いつも切羽詰まったような気持ちになっています。

 

こういう人はまずタスクを紙に書き出してみることをおすすめします。

 

ぼく自身も20代の頃は仕事に追われていました。というより追われているつもりになっていました

いつも「あー忙しい!」とイライラしていて、常にプレッシャーに押しつぶされそうになっていたものです。

 

ところが先輩に「今日やるべきことを紙に書け」と言われて実践したところ、すごく気持ちが軽くなったのです。

 

実は紙に書いてみると、意外に大事なタスクは少なかったりします。

「これとこれは時間かかるけど、他の3つの仕事は30分ずつで終わるな」

時間や先を読めるようになり、急に目の先が明るくなった瞬間を覚えています。

 

「仕事たくさんあるな〜」と漠然な整理でいた時は、常にたくさん仕事を抱えているような不安感があったのですが、書き出してみると全体感が把握でき、「どれからやろうかな」「どれが急ぎでやるべきかな」「何分くらいかかるかな」と自然に考えます。

そうすると、「なんだ、意外といけそうだな」と気持ちが楽になるのです。

 

もちろん「書き出してみたら、予想以上に多かった」ということもあるでしょう。その場合は難しそうであれば早めに上司に相談できますし、何らかの対応が可能ですよね。

 

 

紙でもいいですし、エクセルでもいいんですが

手持ちのタスクを全部見えるようにする

 というだけで、自然と気持ちが軽くなります。

 

簡単に言えば、紙に書き出せば「タスク整理の90%は出来ている」

といっていいと思います。

 

 

 

2.手持ちのタスクを分類できている

 

 

すでに述べたように「紙に書き出す」ことでタスク管理はほぼできていると言ってもいいでしょう。

ただもう一歩高度な管理をするとすれば「重要かどうか」「いつが期限か」を考慮に入れるとよいです。

 

手持ちのタスクを「重要度」と「緊急性」で分けるやり方はあまりに有名ですよね。

 

ぼくはダメ人間でしたので(今もそうですが)、以前は複数タスクがある場合「簡単なもの」や「あまり頭を使わなくていいもの」、「自分の得意なもの」から手をつけてしまう傾向がありました。

 

ところがタスクによって重要性や期限は違いますから、こういうやり方であれば限界が来ます。

 

 そこで「この仕事は最悪間に合わなくても延期できるな」

とか「このタスクは仕上がりがイマイチでもチームへの影響はないな」

等々、重要度を考えるようになりました。

 

期限についても

「このタスクは3時間くらいかかるけど、期限まで5日あるな」などが分かれば、今日する必要がないのです。

 

おそらく出来るビジネスマンは「期限」と「重要性」は意識していなくても自然とやっています

 

あなたがやっていなさそうであれば、まずは以下のようにマトリクスで整理してみましょう。

 


緊急度 高い緊急度 低い
重要度 高い
重要度 低い

こういったマトリクスに書き込むクセをつけたり、またこの方法にこだわらなくても、自分なりの整理術を探してみましょう。

 

一番ダメなのは、頭の中だけで整理することです。

 

 

3.タスクのゴールを意識している

 

出来るビジネスマンの特徴は「タスクごとにゴールを明確にしている」です。

 

これはぼく自身も、外資系コンサルの仕事に初めて入った時に鍛えた考え方です。

ぼくは当時は「仕事は自分が納得するレベルまで仕上がった段階で提出する」ものだと思っていました(もちろん期限の範囲で)。

 

ところがコンサルタントの上司は

「クライアントの◯◯さんはこのレベルまでやればOKをくれる」

というポイントを認識した上で

これ以上はやっても、特に評価もされないし、無駄だから効率が悪い

 

そのタスクはどこまで仕上げるべきか、つまりそのタスクのゴールはどこか」を明確に把握していることでした。

 

以前の日系企業では「資料は、時間があればブラッシュアップし続けるもの」という考え方だったので、自分にとっては新鮮でした。

 

100点である必要がないタスクもある

そう判断できれば、そのタスクは切り上げましょう。

 

 

もちろんコンサルの仕事も含めて「クライアントの期待以上の仕事をする」ということは大いに大事なことです。

 

ただ全てのタスクで期待以上のものを出す必要はないんです。

肝のタスクに注力して、必要なポイントで「期待以上のバリューを出す」ということです。

 

 

4.タスクの背景や意味、効果を理解している

 

 

タスクの背景や意味、そしてそのタスクが何につながるか

 

これが頭から抜けていると、出来上がりの方向性に微妙なズレが生じるときがあります。

「少しピントがズレた資料」ってありませんか?

 

 

会議の資料を作るのであれば、それまでの会議の経緯をしっておかないとピントがズレやすいです。

 

なぜその調査をするのか、その背景と目的が分かっていないと納得感のある調査になりません。

 

あなたが作成する資料が、どのようなプレゼンに使われるか知っておくべきです。

そういう背景や意味、それから効果を知っておくだけで、ピントのあった資料の作成ができますし、力の入れどころも分かります。

 

 

 

5.上司への報告を決して欠かさない

 

 

出来るビジネスマンは「自分の上司にしっかりと報告」をします。決して報告を怠りません。

 

上司も「頼んだあの件、どうなったかな」と気にしています。

何日も報告がないと不信感が募ります。

 

「まだあんまり進んでいない」

こういう時でも報告はしましょう。

 

出来るビジネスマンは「あまり進んでいないことを報告する」ほうが、「進んでいて報告がない」よりも上司が喜ぶことを知っています。

 

加えて「報告する」ことで、軌道修正が出来るかもしれません。

上司と自分の出来上がりイメージにズレがあることは往々にして起こります。

 

頻繁に報告するだけで、軌道修正ができ無駄な作業を減らすことも出来るのです。

 

報告することに大きなデメリットはありません。

努めて上司とよくコミュニケーションをとるようにしましょう。

 

 

  

6.分からないポイントはすぐに解消する

 

 

作業を進めていくうえで、不明なポイントがあればしっかりと消化しましょう。

分からないまま放置していると、意外と他の部分も先に進まないものです。

 

出来るビジネスマンは不明点を放置していないようです。

 

不明点を放置する人は、自分で調べる能力がないか、誰かに聞くコミュニケーション力がないか、どこが分からないのかも整理できていないか。

 

意外にも一番多いのは、最後の「どこが分からないか整理できていない」です。

 

何が分からないか分からない」状態です。聞くことも調べることも出来ない状態です。

 

ただ、こうなってしまう原因はシンプルです。

分からなくて焦りとイライラ、不安がそうさせているだけのことが多いです。落ち着いて考えれば、どこが分からないポイントなのかを整理出来るはずです。

 

 

7.部下と後輩をうまく使う

 

 

仕事がうまい人は「部下と後輩」を非常にうまく使います

全然自分では手を動かしていないのですが、肝だけ抑えてチーム全体でやり切る能力に長けています。

 

力の入れどころに強弱をつけているということですね。他人に任せていい部分と、自分がこだわってやる部分を切りわけているのです。

 

ただ切り分けが出来ているだけでは部下や後輩はうまく動いてくれません。そこには先輩や上司としての人望とマネジメント力が関係します

 

どうやったら気持ちよく動いてくれるか。

このポイントを抑えているのです。

 

<関連記事>

部下が言うことを聞かない!慕われないダメ上司の7つの習慣

尊敬される上司が注意している7つのポイント

 

 

 

 

 

8.スピードが第一であることをよく理解している

 

 

すでにお話した「ゴールを意識している」と重なりますが、出来るビジネスマンはハイクオリティーよりもスピードが評価されることを知っています

 

たとえ70%でも、ファーストレスポンスを圧倒的な速さで実施します。

いや50%でも出します。

 

ファーストレスポンスした後で、何度かキャッチボールをしましょう。クオリティーは最後の提出までに上げていけばよいのです。

 

<関連記事>

上司の心理を探ってみたら、質よりスピードを重視してほしい理由がわかる

 

 

 

9.自分の作業を正確に分かりやすく他者に説明できる

 

 

仕事をやった後は、その中身の説明を求められることもあるでしょう。

「説明する」というのは意外に難しいものです。

 

「自分の作業が何だったのか、自分がなぜそういう資料を作ったのか」

これを把握していないのはそもそも論外ですが、把握していて、かつしっかりと説明出来る事が重要です。

 

「ここってなんでこう書いているの?」と聞かれて「えーっと、、」となってしまう若手は多いですね。

 

なんでそういう観点で書いたのか、なぜそういう書きぶりになったのか

 

上司の立場から見れば、間違っていてもいいので「それはこう思ったからです」と説明できて欲しいものです。

 

理由が分かれば「その観点はこの場合はふさわしくないから、別の書き方にしてくれ」という指示につながります。

 

でも「なんとなくこう書きました」と言われると、上司から見て指導が若干難しいです。

上司からは「とにかくこう書いてくれ」みたいな指導しかできなくなり、部下本人も上司も、このやり取りに成長や得るものが少ないのです。

 

 

 

10.主観と客観的な事実を切り分けて説明できる

 

 

もちろんこれまでに述べたような「背景や意味」を知っていることは大前提になりますが、その上で「わかりやすい説明」が非常に大事になってきます。

 

ポイントは「主観や意見」と「客観的な事実」を分けて説明することです。

 

客観的な事実があり、その後で主観や推測を述べていくのがいいのですが、これが混在していると、話全体で何を言いたいのか、何が根拠なのかが分からなくなります。

 

 実務上は「しっかりとした報告と説明までが仕事」ということが多いと考えられます。

しっかりと主観と客観を分けた上で、わかりやすい説明を心がけましょう。

 

以下の記事でも書いていますが、しっかりした説明(プレゼン力)がコンサルには求められますが、これが出来ないと「仕事はやってるのに全く評価されない」という状態に陥ります。

<説明力に関する記事>

30歳からコンサルに入る時に、身につけておきたい4つのスキル

 

 

 

11.まとめ

 

 

いかがでしたか。

仕事ができる人もできない人も、一つの仕事だけやっていれば、おそらく所要時間は大きく変わらないはずです。

ただし複数の仕事を同時並行でやる場合は、その分類と整理、進め方が重要な要素になりますし、そこで初めて差がつくと考えられます。

上記の点にさえ気をつけるだけで、仕事が進んでいるような印象を周囲に与えることができます

 

ぜひとも参考にしてみてください。

 

 

おわり

 

 

 

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