職場のお悩み

録音アプリで会議の議事録作成を効率化!ボイスレコーダーは不要?

更新日:

会議の議事録の作成という仕事、とてもめんどくさいですよね。

 

録音して、それを聞いて。
文字に起こして、不要な部分をカットしたりして。
大人の事情で、人為的な修正を入れたり。

 

お悩みビジネスマン
少しでも議事録の作成を効率化できないでしょうか...

 

とお悩みの方に、おすすめのアプリをご紹介します。

 

 

 

議事録はビジネスにおいて、確かに必要ですし、作成スキルもバカにできません。

 

それでも作業の大半は、「すでに話し合われた会話をただ文字に起こす」だけ。

 

内容はすでに一度聞いて頭に入っているので、基本的にはクリエイティブでもなく、高いスキルが必要な業務ではありません

(会議に出ていない人向けには情報共有として役に立ちますが、)。

 

 


全否定をするわけではないのですが、こんなつまらない業務に時間を使いたくないですよね。

 

 

2年ほど前に「議事録作成にはコレというアプリ」を見つけました。

市販のボイスレコーダーやいくつかのアプリを試してみて、これまでで一番よかったものです。

 

どうぞご覧ください。

 

 

おすすめのアプリ:ディクタフォン

ディクタフォン- 音声レコーダー - ALON Software Ltd.

 

リンクはiPhone用です。


このアプリは議事録や会議の内容を忘れないように録音するために、もう2年くらい愛用しています。

 


ぼくもたまに議事録作成タスクが降ってくることがあります。

内容をよく知らない会議の場合は、議事録を作ることによって内容をおさらい出来るのでメリットもあります。

でも内容がだいたい分かっている場合は、正直苦痛の仕事だと感じています。

 

「少しでも効率よく、楽にしたいなあ」

そう思い、いい機器やアプリがないかと探しておりました。

 

このアプリを見つけてからは、もう2年ほどずっと使い続けています。

 

愛用している理由を以下述べさせて下さい。

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長時間の会議でも録音できる

 

みなさんの会議時間はどのくらいでしょうか?

会社や職場にもよるかと思いますが、議事録を求められるようなしっかりした会議は、おおよそ30~90分程度ではないでしょうか?

 

何時間まで録音できるか試したことはないのですが、120分程度の会議であれば問題なく録音できました

 

スマホの電池さえ気を付けていれば、おおよその会議には対応できるのではないでしょうか。

 

 

音質がいい

 

スマホだとボイスレコーダー等と比較して音質レベルが低いのではないかと思いがちですが、これはイメージだと思います。


あまりに古いスマホをお使いであれば分かりませんが、例えばiphone6以降のものであれば、議事録作成には十分な音質だと感じています。

 

 

録音機能の用途は様々だと思います。

 

例えばライブやコンサートに行って録音したいなどのケースであれば、音質が高ければ高いほどいいでしょう。

よりクリアな音質を求めて、ハイレゾ対応のボイスレコーダーを購入しましょう。

 

 


ただし議事録で求める音質は

  • 何しゃべっているのか分かる
  • 周囲のノイズが程度軽減


くらいでしょうか。

 

日本語であれば聞き取れないということはまずありませんでした

 

※英語会議で、よりクリアな録音を求める方は、本記事の後半で解説しています

 

スマホなので、題名などの入力が簡単

録音がたまっていくと、「いつのどの会議か」などのラベルを録音データごとにつけておかないと、だんだん管理できなくなりますよね。

 

 

専用のボイスレコーダーと比べて、アプリはスマホで操作できるので、録音データごとに題名の入力が可能です。

 

 

最近のボイスレコーダーは小型化しているので、録音しても題名が入れれなかったり、入力がやたらめんどうだったりします。

 

スマホアプリでしたら、非常に入力がしやすいです。

後々見返してなんの会議だったか分かりやすい。

 

録音終了時に題名入力できる設定もついています。

 

 

 

ちなみに、題名は無理に入力しなくてもよいです。

自動で「録音5」みたいな題名がつきます。

 

録音した日時も題名の下に出ますので、あとから見返しても、日時で何の会議だったか思い出すことは一応可能です。

 

 

 

 

スマホなのでデータを共有しやすい

 

音声データを誰かに転送したり、共有することありませんか?

  • 会議に出てない部下に、議事録作成を手伝ってもらいたい
  • 長い会議でテーマや議題が複数あり、各テーマごとに議事録担当者を分けたい

 

ボイスレコーダーで録音していれば、そのレコーダーを物理的に貸し借りしながら、交代で議事録を作成しなければならないでしょう。

 

 

もちろん、ボイスレコーダーでも音声をPCに取り込むことは簡単ですので、そこから各自に共有することもできます。

が、なかなかめんどうです。

 

 

スマホで録音する長所は、このデータのハンドリングがやりやすいことでしょう。

音声データをSharepointやGoogleDriveに保存し、指定の人にアクセスしてもらうといった方法も可能です。

 

 

 

スマホなので好きなところからの再生がしやすい

 

スマホなので、気になるところからの再生がしやすいです。

 

例えば「7分28秒あたりの部分から繰り返し聞きたい」という時

ボイスレコーダーであればその部分まで「戻るボタン」で戻らなければなりません。

これが意外と地味にストレスで、時間がかかります。

 

このアプリは以下の図のように、好きなポイントまでタップ操作で戻ることが出来ますので早いです。 

 

 

この機能は非常に重宝しています。

 

「あの話って会議のどのあたりだっけ?」という時に、ボイスレコーダーであれば最初から順番に聞いていき「早送りボタン」と「戻りボタン」を駆使しながら聞きたいポイントを探すでしょう。

 


スマホアプリであればタップ操作で序盤でも終盤でも自由にタップしながら、聞きたいポイントを楽に探し出せるんです。

 

 

再生スピードを変えられる

個人的に最も重宝しています、この機能。

 


無料版にはこの機能はついていないんですが、この機能が欲しいがために有料版にしました。

0.5倍速から
0.8⇒1⇒1.25⇒1.5⇒2.0⇒4.0

最大で4倍速まで使えます。

 

有料版⬇︎

ALON Dictaphone - 高性能ボイスレコーダー - ALON Software Ltd.

 

 


録音だけならiphoneでデフォルトでついているボイスメモというアプリでもいいのですが、ボイスメモは再生速度の調整はできません

 

 


早く聞けることのメリットは大きいです。

一度聞いた60分の会議を、もう一度60分かけて聞くのはナンセンスです。

 

内容が分かっていれば、同じスピードでじっくり聞きかなくても良くないですか。

ぼくは通常2倍速、ゆっくり喋っている人なら4倍速で聞いています。

さすがに4倍速だときついなと思いましたが、聞いてると慣れてくるものです。

 

4倍速で再生中でも

「今のところ、ゆっくり聞きたい」

と思えば、再生中でも簡単に切り替えが出来る使い勝手の良さです。

 

 

 

4倍速であれば60分の会議でも15分で聞けますからね。

圧倒的なスピードで議事録を仕上げましょう。

 


ちなみにぼくは0.5倍速や0.8倍速も活用しています。

 

日本人との会議であれば使わないのですが、英語会議では非常に重宝します。

ぼく自身の英語力スキルの問題もあるので、人によっては不要でしょうけど。。

 

英語は「今なんていったんだろう」ということが往々にして起こっているのがぼくの現状なので、ゆっくり聞けるというメリットはとても大きいですね。

 

 

 

スマホを使いにくい方は

 

職場で、情報セキュリティーにうるさく、「個人のスマホを使うのは憚られるんです...」という方は、ボイスレコーダーに頼るのが一番でしょう。

 

ぼくが愛用しているのは、ソニーのボイスレコーダーです。

ソニー SONY ステレオICレコーダー ICD-TX650 : 16GB 高性能デジタルマイク内蔵 ブラック ICD-TX650 B

 

 

なぜ、アプリと併用しているかと言いますと、

  1. 英語の電話会議だとアプリが厳しい
  2. スマホで録音しにくいシーンがある

 

という2つの理由です。

 

 

ディクタフォンを使っていて唯一困るのは英語での電話会議やテレビ会議の音声録音です。

 

 

ぼくの英語力の問題もあるでしょうけど、電話会議などの独特のこもった音の英語発言はやや苦労しました。

  

非常にクリアな音声で録音できるので、おすすめです。

このボイスレコーダーで、ぼくは英語の電話会議を乗り切ってきます。

 

 

また、「スマホを使いづらい会議」というケースがたまにあります。

あまりカジュアルではなく、重役がいらっしゃったり、あまりスマホをテーブルの上に出しておくのが難しいケースです。

 

 

会議の録音って、実際に相手と会う場合は、まず「バレずに自然に録音する」という鉄則がありますよね。

 

「バレない」ということに関して、このソニーのボイスレコーダーは優秀です。

 

このソニーのボイスレコーダーのサイズ感と形は、とてもスリムなので、胸ポケットやペンケースに入れても全くかさばりません。

 

他のボイスレコーダーであれば胸ポケットに入れると、不自然な感じで膨らんだりしますが、こちらはそんなことがありません。

 

 

 

スリム感が伝わりますでしょうか。

 

小型でスリムな形状にもかかわらず、かなりの音質で録音ができます

 

そのサイズ感と音質の両立という意味で、世にあるボイスレコーダーの中で、最高のものでしょう。

 

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楽天

 

 

 

 

 

(参考)文字起こしアプリは、現状でまともなものはない

議事録の効率化を目指すなら、「音声データから自動で文字起こし」ができるのが一番最強ですよね。

 

検索すると「文字起こし機能がついた便利アプリ」がいくつも出ています。



しかし現状(2019年1月時点)手軽に使えてまともに実務に耐えうるような精度で文字起こしができるようなアプリは存在していないです。

 

いろいろ試しましたが、全然ダメでした(まあこの現状も数年で変化するでしょうけど)。


AI技術の発達で、こういった手間だけ業務はどんどんスリム化すると思いますので、素晴らしいアプリが出てきたらぜひぼくにも教えてください。

 

 

おわり

 

 

 

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